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  1. 怎么做好工程会议纪要?

1、怎么做好工程会议纪要?

1、提前了解会议的主要内容

很多时候,当你进入会议室时,你会发现有很多人你是不认识的。也许有人觉得这是理所应当,也就没有继续想了。但其实,会前熟悉好会议参与人,是对我们很重要的事情。了解清楚会议参与人,你才能够在会议上更有针对性的记录事情。

在开会以前,我们可以通过会议通知了解一下会议的大体内容,然后在会前就将一些可以写上的东西写好,比如时间、地点、参会人等等,等正式会议开始,我们就只需要记录参会人的观点了。会议代表人物的观点,是记录会议纪要的基本原则之一。

2、会议纪要

1)认真聆听参会人的观点

所谓的会议记录是要记录参会人的不同观点,而不是每一句话都要记录。所以在进行会议记录的时候,我们完全可以先聆听发言人的话,然后归纳总结后记录。

2)不要一心二用,左顾右盼

做会议记录最忌讳的就是会议过程中开小差,一心二用。一旦自己有一个地方跟不上,那么其他地方就会随之跟不上,就会严重影响会议记录的完整性。所以,记录时要保持高度集中,认真记录。

3)记录格式

记录的格式大致可以分为两个部分:执行任务和会议内容。

执行任务就是俗称的Todo项。目的在于事后让自己或者其他人了解到具体需要做的任务是什么,并且要写好具体负责的职位或者具体人员。

最重要的,要将截止时间写明。而在会议内容方面,可以根据自己的习惯,按照具体时间进行流水化记录,或按照具体逻辑归纳记录。在会议上做好的记录,因时间关系,肯定不够正式。不过没关系,可以到下一阶段进行统一整理。

3.记录技巧

采用笔记本、电脑、手机录音亦或者DVD录像等工具;不管如何,用什么取决于你。

1)提升自己的书写速度

要做会议记录,首先要有一定的书写速度,不能人家说了三句话,你才记下来一句话。在平日里多写东西,有意识地提升自己的书写速度,久而久之速度就提升起来了。

2)借助录音笔等工具

在做会议记录的时候,即使是书写速度再快的人,也会有疏忽漏写的情况发生。这个时候,我们会议前准备的录音笔就派上用场了。在会议结束后,我们就可以根据录音填补自己缺失的地方,完善自己的会议记录。

3)会议记录

做好会议记录,要记住四个字:简明扼要。针对具体的内容,我们需要做的是,将会议上冗长逻辑性差的话进行逻辑归纳,从而简短的表述。再者,就是重复的言论只记录一次。

当会议结束后,就需要将做好的不太正式的会议记录进行进一步的结构化整理。进一步使用简明扼要原则,按照刚才所谈到的执行任务 会议内容的格式进行总结。

需要注意的是,做好会议记录之后,使用电子版和纸质版的形式发给大家备忘(在收发文记录上签字)以及以电子版的形式储存在本地,以方便核对后期任务的执行。

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